1. Finalità del canale
UESE ITALIA S.p.A. mette a disposizione un sistema di segnalazione finalizzato a consentire la comunicazione, in buona fede e con ragionevole convinzione di veridicità, di comportamenti, atti od omissioni che possano integrare violazioni di legge, del Codice Etico, di procedure interne o di presidi organizzativi rilevanti per la legalità e l’integrità aziendale.
2. Chi può segnalare
Possono utilizzare il canale, nei limiti previsti dalla normativa applicabile, dipendenti, collaboratori, consulenti, lavoratori autonomi, candidati, fornitori, partner, soggetti che operano sotto la direzione della Società o che intrattengono rapporti professionali con essa, nonché altri soggetti legittimati dalla disciplina whistleblowing vigente.
3. Cosa può essere segnalato
- violazioni normative o regolamentari rilevanti per l’attività della Società;
- condotte contrarie al Codice Etico, ai modelli organizzativi o ai presidi di controllo;
- illeciti o irregolarità in materia di corruzione, frode, sicurezza, privacy, uso improprio di risorse, conflitti di interesse o tutela dei dati;
- atti od omissioni che possano compromettere affidabilità, trasparenza, sicurezza o integrità dei processi.
4. Segnalazioni escluse
Non rientrano nel canale whistleblowing le contestazioni personali attinenti esclusivamente al rapporto individuale di lavoro, le richieste commerciali, i reclami di servizio ordinari, le segnalazioni palesemente diffamatorie o formulate con dolo o colpa grave. Tali comunicazioni saranno eventualmente indirizzate verso i canali più appropriati.
5. Principi di gestione
Le segnalazioni sono trattate nel rispetto dei principi di riservatezza, imparzialità, proporzionalità, tracciabilità, minimizzazione dei dati e tutela da ritorsioni. L’identità del segnalante, ove conosciuta, è protetta e non viene divulgata al di fuori dei casi consentiti dalla legge. La Società vieta ogni misura ritorsiva nei confronti di chi effettui una segnalazione in buona fede.
6. Fasi del processo
Dopo la ricezione, la segnalazione viene protocollata, sottoposta a verifica preliminare di ammissibilità e, se pertinente, istruita mediante analisi documentale, eventuali richieste integrative e approfondimenti interni. Gli esiti dell’istruttoria possono condurre all’archiviazione, all’adozione di misure correttive, all’attivazione di funzioni competenti o alla segnalazione alle autorità, quando dovuta.
7. Tempi di riscontro
UESE si impegna a fornire conferma di ricezione e feedback nei tempi compatibili con la complessità del caso e con il quadro normativo applicabile. Il riscontro può consistere nell’avvenuta presa in carico, nella richiesta di elementi aggiuntivi, nell’indicazione dell’archiviazione o nella comunicazione dell’avanzamento del procedimento.
8. Tutela dei dati personali
I dati trattati nell’ambito delle segnalazioni sono gestiti esclusivamente per le finalità connesse alla ricezione, valutazione e gestione della segnalazione e alla difesa dei diritti della Società o dei soggetti coinvolti. Restano ferme le garanzie previste dalla normativa privacy e dalla Privacy Policy del sito.
9. Buona fede e responsabilità
Il canale deve essere utilizzato in modo responsabile. Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave, contenenti accuse manifestamente infondate o finalizzate a danneggiare altri soggetti, possono determinare conseguenze disciplinari o legali nei confronti dell’autore, nei limiti consentiti dalla legge.